CFT-toiminta (Cross-Functional-Teamwork) on meillä Muratalla tekemisen tapa, jolla pyritään ratkomaan ongelmia nopeasti tai kehittämään toimintaa tehokkaasti. Siihen osallistetaan useamman tiimin asiantuntijat, jotta saadaan paras tietämys käyttöön ongelman ratkaisussa tai asian kehittämisessä.  CFT-toiminnassa hyödynnetään esimerkiksi laajasti päivittäisjohtamisen ja visualisoinnin erilaisia menetelmiä sekä osallistavia tiimin fasilitointitapoja. CFT-kehitysaiheet voivat olla isompia johtoryhmän asettamia kehityshankkeita, vuosittaisten, fokukseen valittujen teemojen kehityshankkeita tai pienempien ryhmien tai asioiden ongelmanratkaisuja. CFT-menetelmiä hyödynnetään meillä monenlaisiin liiketoiminnan kehitystarpeisiin, kuten esimerkiksi tuotannon päivittäiseen johtamiseen, laatuongelmien ratkaisuun, tuotekehitys- ja muiden kehitysprojektien nopeuttamiseen sekä monen pienemmän haasteen ratkaisuun. CFT-toiminnan menetelmiä ja parhaita toimintatapoja on kehitetty meillä useamman vuoden ajan, ja niitä on systemaattisesti koulutettu työntekijöillemme.

Palataan hetkeksi vallitseviin olosuhteisiin. Vuoden 2020 maaliskuussa iso osa toimihenkilöistämme siirtyi etätyöskentelyyn, ja kertaheitolla työympäristö muuttui toimistosta kotikonttoriin. Samaan aikaan osa tuotannon tuen työntekijöistä jatkoi työtään paikan päällä tehtaalla. Etätyöskentelyn haasteet ovat varmasti monille tuttuja: kuuluuko, näkyykö, onko mute-nappi päällä vai pois, viiveet linjoissa. Nopeasti viime keväänä tuli huomattua, että aiemmin kehitetyt CFT-menetelmät fyysisine sotahuoneineen, aivoriihineen ja lapputauluineen eivät toimi ihan sellaisenaan etänä. Koska tarve kehittää ja parantaa asioita ei kuitenkaan ole poistunut, on ollut välttämätöntä koittaa löytää sopivia tapoja soveltaa CFT-menetelmiä etämaailmaan. On edetty yritys-erehdys-menetelmällä ja löydetty joihinkin menetelmiin hyviä tapoja ja toisiin taas parhaat menetelmät ovat vielä kokeilussa ja mietinnässä.

Erilaisia menetelmiä CFT:n eri vaiheisiin

Lähdetään perusajatuksesta. CFT-toiminnan keskiössä on tuoda eri asioiden asiantuntijat yhteen ratkaisemaan jotain ongelmaa. Käytännössä tämä tapahtuu palaverihuoneen sijaan etäkokouksessa. Sopivien henkilöiden valinta onnistuu hyvin pienemmissä, tiimien vetäjien kanssa pidetyissä suunnittelukokouksissa. CFT-tiimin kasaus ja oikeiden ihmisten kokoon saaminen siis onnistuu ihan mukavasti näin etänäkin. Toinen CFT-toiminnan kantava ajatus on maksimoida tiimin osaamisen hyödyntäminen tietyn asian ratkaisemisessa ja fokus on enemmän siinä, miten työtä tehdään yhdessä, jotta kaikkien osaaminen tulee hyödynnettyä ja saadaan parhaat ideat sekä ratkaisut kehitettyä mahdollisimman nopeasti. Luodaan ensin yhteinen tilannekuva, missä ollaan ja mihin pitäisi päästä. Sitten tiimin kanssa etsitään lyhyin reitti näiden tilojen välille ja aletaan edetä tavoitteen suuntaan.  Näiden menetelmien mukauttaminen etämaailmaan onkin ollut sitten vähän haastavampi juttu.

Aivoriiheen tai ideoiden pallotteluun jaettu excel toimii kohtalaisen kivasti, melkein samanlaista ”pöhinää” syntyy, kun fyysisesti samassa tilassa toteutetussa ideointisessiossa, eikä tilakaan ihan heti lopu. Jaetusta excelistä on tullut oma suosikkini vähän asiassa kuin asiassa. Siinä yhdessä tekemisen fiiliksen saa näin etämaailmassa konkreettisimmilleen. Isompia aivoriihiä järjestettäessä ryhmäkeskusteluissa pitää huomioida riittävän pienet ryhmäkoot, jotta voidaan saada kaikki mukaan aktiiviseen keskusteluun. Pienryhmäkeskustelut vaativat myös oman keskustelun vetäjänsä, joka on hyvä sopia etukäteen. Siirtyminen palavereiden välillä isommista ryhmistä pienkeskusteluihin ja takaisin vaatii myös tarkkaa suunnittelua ja aikataulutusta. Mutta tämä onnistuu kyllä, kun etukäteissuunnitteluun käyttää riittävästi aikaa.

Monenlaiset fyysiset ”lapputaulut” ovat olleet meille arkipäivää monessa eri tekimisen suunnittelun tai edistymisen seurannassa, ja näiden siirtyminen sähköiseksi on ollut teknisesti suhteellisen yksinkertainen juttu käyttämällä vaikka Exceliä tai Teamsin Planneria. Mutta vaikka teknisesti asia on mahdollista tehdä sähköisesti, silti toimivan tilannestatuspalaverin vetäminen etänä ei enää olekaan niin yksinkertaista. Kun ei olla fyysisesti samassa paikassa fyysisten tehtävälappujen kanssa, fasilitoija joutuu ottamaan isompaa roolia tilanteen vedosta, ja tästä johtuen tiimin yhdessä tekemisen meininki jää helposti vähäisemmäksi. Monimutkaisemmissa tai moneen asian linkkityvissä asioissa tilannekuvaa ilman fyysistä sotahuonetta voi olla myös haastavaa saada riittävän laajasti mutta samalla yksinkertaisesti kuvattuna. Monen neliön seinään verrattuna pienille läppärin ruuduille ei vain mahdu yhtä paljon asiaa helposti katsottavaksi. Tässäkin mennään eteenpäin, mutta suuri läpimurto sähköisen sotahuoneen toteutuksesta on vielä mietinnässä.

Monelaisia teknisiä ratkaisuja on siis tarjolla. CFT-toiminnan haasteet etämaailmassa liittyvät kuitenkin oman havaintoni mukaan enemmän oikeanlaisen ilmapiirin ja aktiivisuustason saavuttamiseen ja ylläpitoon kuin varsinaisiin työkaluihin. Etämaailmassa fasilitoijalta vaaditaan vielä aiempaa enemmän tilaisuuksien suunnittelua ja toisaalta myös sen hyväksymistä, että välillä tekniikka tökkii ja maltilla ongelmista pitää vain päästä ylitse.

Vaikka monia haasteita on tullut eteen, niin silti aluksi vähän jähmeästi edenneet aivoriihet ja lapputaulupalaverit ovat vieneet asioita eteenpäin ja toiston kautta niistäkin on alkanut tulla sujuvampia. Pitää vain sinnikkäästi jatkaa parhaiden CFT-menetelmien ja käytäntöjen etsimistä ja kehittämistä ja sitten jakaa niitä porukalle eteenpäin. Sanonta ”where there’s a will there’s a way” pitää siis paikkansa tässäkin asiassa.

Sanna Rousi, Sr. Manager, Manufacturing Management